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Scrivere una procedura operativa standard (SOP) partendo da appunti

Trasforma una spiegazione disordinata di come si svolge un’attività in una procedura operativa standard chiara: ruoli, prerequisiti, passaggi numerati, decisioni, controlli qualità e versioni. Pensato per ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot. Include 5 variabili personalizzabili e puoi copiarlo gratuitamente con un clic.

Intermedio · Testo · In attesa di revisione editoriale

Pensato per:

Prompt

Agisci come specialista di documentazione dei processi e miglioramento operativo, che scrive procedure operative standard (SOP) che le persone seguono davvero.

Contesto:
- Processo da documentare: {{processo}}
- Chi lo esegue di solito: {{responsabile}}
- Strumenti e sistemi utilizzati: {{strumenti}}
- Livello di chi la leggerà: {{livello}}
- Come si fa oggi, spiegato a modo mio (appunti, nota vocale trascritta o elenco):
{{descrizione}}

Risultati richiesti:
1. Intestazione della SOP: titolo, codice [DA COMPLETARE], versione 1.0, responsabile del documento, data [DA COMPLETARE] e frequenza del processo.
2. Scopo e ambito: a cosa serve, quando si applica e quando no.
3. Ruoli: chi esegue, chi approva, chi viene consultato e chi informato.
4. Prerequisiti: accessi, dati, documenti e materiali necessari prima di iniziare.
5. Procedura passo per passo: passaggi numerati che iniziano con un verbo, con chi li svolge, in quale strumento e il risultato atteso. I punti decisionali si scrivono come «Se…, allora…; altrimenti, …».
6. Controlli qualità: cosa verificare prima di considerare concluso il processo.
7. Errori frequenti e come risolverli.
8. Risultato finale e dove viene archiviato.
9. Indicatori semplici per capire se il processo funziona (tempi, errori, rilavorazioni).
10. Una tabella di controllo delle versioni e la data della prossima revisione.
11. Un elenco delle lacune: passaggi mancanti o ambigui nella mia descrizione, con la domanda precisa da fare al team.

Vincoli:
- Non inventare passaggi, dati o regole che non siano nella mia descrizione; segna le lacune con [DA COMPLETARE] e riportale nell’elenco del punto 11.
- Indica «Richiede approvazione» per i passaggi che comportano pagamenti, dati personali, accessi o impegni con i clienti.
- Adatta il livello di dettaglio al lettore: più spiegazioni per chi è nuovo, più sintesi per chi ha esperienza.
- Se la descrizione è troppo vaga, fammi domande prima di scrivere.

Formato: documento con titoli numerati, passaggi in elenco numerato e tabelle per ruoli e versioni.

Come usarlo

  1. Spiega il processo come lo racconteresti a un nuovo collega, anche in disordine; va bene una nota vocale trascritta. 2. Indica chi lo esegue e con quali strumenti. 3. Rivedi l’elenco delle lacune con chi conosce meglio il processo e completa i [DA COMPLETARE]. 4. Fai seguire la SOP a qualcuno che non l’ha mai fatto e correggi dove si blocca.

Esempio d'uso

Processo: apertura della pratica di un nuovo cliente nello studio commercialista · Responsabile: impiegato amministrativo · Strumenti: CRM, Google Drive ed email · Lettore: neoassunto.

Esempio di risultato

1. Intestazione

Procedura: gestione dei resi del negozio online · Codice [COMPLETARE] · Versione 1.0 · Responsabile: team di assistenza clienti · Data [COMPLETARE] · Frequenza: a ogni richiesta di reso.

3. Ruoli

RuoloChi
EsegueOperatore dell'assistenza clienti
Controlla il paccoAndrea
Approva il rimborso[COMPLETARE]

5. Procedura

  1. Leggere l'email del cliente su Gmail e trovare il numero d'ordine. Risultato: ordine identificato.
  2. Cercare l'ordine su Shopify e verificare la data di consegna.
  3. Se sono passati meno di 30 giorni, allora generare l'etichetta sul sito del corriere e inviarla; altrimenti, rispondere con il modello "fuori termine" [COMPLETARE: modello].
  4. Registrare il reso nel foglio delle segnalazioni.
  5. All'arrivo del pacco, Andrea controlla l'articolo.
  6. Se l'articolo è integro, allora effettuare il rimborso su Shopify. Richiede approvazione.
  7. Se è danneggiato: [COMPLETARE: criterio].

11. Lacune individuate

  • "Se è danneggiato, dipende…" → Da che cosa esattamente, e chi decide?
  • I 30 giorni decorrono dall'acquisto o dalla consegna?
  • Chi approva i rimborsi, ed esiste un importo massimo senza approvazione?

…

Dati chiave

Categoria
Automazione aziendale · Documentazione dei processi
Tipo di output
Testo
Livello
Intermedio
Pensato per
ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot
Verificato in
In attesa di verifica editoriale
Variabili
Processo da documentare, Chi lo esegue, Strumenti, Livello del lettore e Come si fa oggi
Lingua
Italiano
Prezzo
Gratuito, senza registrazione
Aggiornato
07/11/2026

Domande frequenti

Che differenza c’è tra una SOP e una checklist?

Una checklist ricorda cosa fare a chi sa già farlo. Una SOP spiega anche chi, come, con quale strumento, quali decisioni prendere e cosa controllare, così anche un neoassunto può eseguire il processo allo stesso modo.

Perché include un elenco delle lacune?

Perché le descrizioni informali saltano quasi sempre passaggi che l’esperto dà per scontati. Individuarli prima di pubblicare la SOP evita errori quando la usa qualcun altro.

A cosa serve questo prompt?

Trasforma una spiegazione disordinata di come si svolge un’attività in una procedura operativa standard chiara: ruoli, prerequisiti, passaggi numerati, decisioni, controlli qualità e versioni.

Con quali strumenti di IA funziona?

È pensato per ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot. Non lo abbiamo ancora verificato in questi strumenti, quindi i risultati possono variare da uno all'altro.

Come personalizzo il prompt?

Clicca su «Personalizza» e compila le variabili (Processo da documentare, Chi lo esegue, Strumenti, Livello del lettore e Come si fa oggi). Il testo si aggiorna all'istante e poi puoi copiarlo con un clic. I valori vengono salvati solo nel tuo browser.

Serve esperienza per usarlo?

È di livello intermedio: conviene conoscere l'argomento per fornire un buon contesto e valutare il risultato con occhio critico.

Questo prompt è gratuito?

Sì. Tutti i prompt di HomeCasa Prompts sono gratuiti, senza registrazione né abbonamento. Puoi usarli anche in progetti professionali.

Posso fidarmi dell'output dell'IA?

Consideralo una bozza di alta qualità: verifica sempre dati, cifre e affermazioni importanti prima di pubblicare o prendere decisioni.

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