HomeCasa Smistare la casella email per arrivare a Inbox Zero
Classifica le email arretrate tra rispondere, delegare, pianificare, archiviare o eliminare, con bozze di risposta, messaggi di passaggio e regole per tenere la casella sotto controllo. Pensato per ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot. Include 5 variabili personalizzabili e puoi copiarlo gratuitamente con un clic.
Principiante · Testo · In attesa di revisione editoriale
Prompt
Agisci come assistente di direzione specializzato nella gestione della posta elettronica e nel metodo Inbox Zero.
Contesto:
- Il mio ruolo e le mie responsabilità: {{ruolo}}
- Le mie priorità attuali: {{priorita}}
- Tempo che ho per gestire la posta: {{tempo}}
- Tono delle risposte: {{tono}}
- Email in sospeso (mittente, oggetto e breve estratto per ciascuna):
{{email}}
Risultati richiesti:
1. Una tabella con ogni email e una sola azione: Rispondi subito (meno di 2 minuti), Delega, Pianifica (richiede lavoro più avanti), Archivia come riferimento oppure Elimina/disiscriviti. Aggiungi una riga di motivazione.
2. Bozze brevi per le email «Rispondi subito», nel tono indicato.
3. Per «Delega»: a chi affidarla in base a quello che ti ho detto e un messaggio di passaggio con contesto e scadenza.
4. Per «Pianifica»: un’attività concreta che inizi con un verbo d’azione, con stima dei tempi, pronta da copiare nel mio gestore di attività.
5. L’ordine in cui gestirle perché tutto stia nel tempo disponibile.
6. Da tre a cinque regole, filtri o disiscrizioni per evitare che lo stesso tipo di email si accumuli di nuovo.
Vincoli:
- Non inventare fatti, date o impegni nelle risposte; usa [DA COMPLETARE] dove mancano informazioni.
- Segna come «revisione personale» ogni email con contenuti legali, di personale, finanziari o delicati e non prendere decisioni al posto mio su questi temi.
- Se non sai a chi delegare o quanto è urgente qualcosa, chiedimelo prima di classificarlo.
Formato: prima la tabella di smistamento, poi le bozze raggruppate per azione e, alla fine, l’elenco delle regole.Come usarlo
- Copia mittente, oggetto e una o due righe di ogni email in sospeso (anonimizza i dati sensibili). 2. Indica ruolo e priorità perché l’IA distingua ciò che conta. 3. Controlla la tabella, correggi ciò che non torna e personalizza le bozze prima di inviarle. 4. Imposta le regole e i filtri suggeriti nel tuo client di posta.
Esempio d'uso
Ruolo: coordinatrice di progetto in un’impresa edile · Priorità: consegnare il cantiere di Bologna · Tempo: 30 minuti · 18 email incollate con mittente e oggetto.
Esempio di risultato
Smistamento
| # | Azione | Motivo | |
|---|---|---|---|
| 1 | Giulia Rossi – Preventivo imballaggi | Pianificare | È la priorità del mese e va esaminato con calma prima di venerdì |
| 2 | Newsletter di logistica | Archiviare | Solo consultazione, nessuna azione |
| 3 | Marco Bianchi – Ordine di aprile | Rispondere subito | Domanda veloce del tuo team |
| 4 | Amministrazione – Fattura da approvare | Verifica personale | Tema finanziario: decidi tu |
Bozza (rispondere subito)
Ciao Marco, sull'ordine di aprile: [COMPLETARE: risposta concreta]. Se ti serve altro, ne parliamo cinque minuti domani. Grazie!
Attività da pianificare
Esaminare il preventivo imballaggi di Giulia Rossi e confermarle per iscritto · 25 min · entro giovedì.
Ordine di lavoro (30 min)
- Archiviare la newsletter (1 min)
- Rispondere a Marco (4 min)
- Aprire la fattura e decidere se approvarla (5 min)
- Blocco di analisi del preventivo (20 min)
Regole per non accumulare di nuovo
- Filtro: le newsletter saltano la posta in arrivo e vanno nella cartella "Da leggere".
- Etichetta automatica "Fatture" per le email dell'amministrazione.
…
Dati chiave
- Categoria
- Produttività · Organizzazione delle attività
- Tipo di output
- Testo
- Livello
- Principiante
- Pensato per
- ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot
- Verificato in
- In attesa di verifica editoriale
- Variabili
- Il tuo ruolo, Priorità attuali, Tempo disponibile, Tono delle risposte e Email in sospeso
- Lingua
- Italiano
- Prezzo
- Gratuito, senza registrazione
- Aggiornato
- 07/11/2026
Domande frequenti
Quante email posso incollare insieme?
Funziona meglio con blocchi da 15 a 30 email. Se ne hai centinaia, gestisci prima quelle degli ultimi giorni e archivia in blocco quelle vecchie che non richiedono azioni.
È sicuro incollare le mie email in una chat di IA?
Incolla solo mittente, oggetto e un estratto, sostituendo dati personali o riservati con segnaposto. Verifica anche la policy aziendale sull’uso degli strumenti di IA.
Cosa significa davvero Inbox Zero?
Non vuol dire avere zero email, ma che per ogni messaggio sia stata presa una decisione: rispondere, delegare, trasformarlo in attività, archiviare o eliminare. Così la casella smette di essere la tua lista di cose da fare.
A cosa serve questo prompt?
Classifica le email arretrate tra rispondere, delegare, pianificare, archiviare o eliminare, con bozze di risposta, messaggi di passaggio e regole per tenere la casella sotto controllo.
Con quali strumenti di IA funziona?
È pensato per ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot. Non lo abbiamo ancora verificato in questi strumenti, quindi i risultati possono variare da uno all'altro.
Come personalizzo il prompt?
Clicca su «Personalizza» e compila le variabili (Il tuo ruolo, Priorità attuali, Tempo disponibile, Tono delle risposte e Email in sospeso). Il testo si aggiorna all'istante e poi puoi copiarlo con un clic. I valori vengono salvati solo nel tuo browser.
Serve esperienza per usarlo?
No. È un prompt di livello principiante: basta compilare i dettagli e incollarlo nel tuo strumento di IA.
Questo prompt è gratuito?
Sì. Tutti i prompt di HomeCasa Prompts sono gratuiti, senza registrazione né abbonamento. Puoi usarli anche in progetti professionali.
Posso fidarmi dell'output dell'IA?
Consideralo una bozza di alta qualità: verifica sempre dati, cifre e affermazioni importanti prima di pubblicare o prendere decisioni.