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Information und Entschuldigung an Kunden nach einer Servicestörung

Informiere betroffene Kundschaft über einen Ausfall oder eine Störung: Hauptnachricht mit ehrlicher Entschuldigung, Updates, Social-Media-Version, Support-Makro und Nachfass-Mail nach der Lösung. Entwickelt für ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot. Er enthält 5 anpassbare Variablen und lässt sich kostenlos mit einem Klick kopieren.

Fortgeschritten · Text · Redaktionelle Prüfung ausstehend

Entwickelt für:

Prompt

Handle als Verantwortliche für Kundenkommunikation in Krisensituationen mit Erfahrung bei Servicestörungen (Ausfälle, massenhafte Verzögerungen, Abrechnungsfehler).

Kontext:
- Was passiert ist: {{stoerung}}
- Wer betroffen ist und wie: {{auswirkung}}
- Aktueller Status: {{status}}
- Beschlossene Entschädigung (oder „keine beschlossen“): {{entschaedigung}}
- Hauptkanal: {{kanal}}

Liefergegenstände:
1. Hauptnachricht für den Kanal {{kanal}}: was passiert ist, in einfachen Worten, wer betroffen ist, was wir tun, was die Kundschaft tun sollte (falls etwas), wann das nächste Update kommt, und eine aufrichtige Entschuldigung ohne Ausreden und ohne Schuldzuweisung an Dritte.
2. Falls die Störung andauert: zwei Update-Vorlagen und der empfohlene Rhythmus.
3. Eine Kurzversion für Social Media oder ein Banner (höchstens 280 Zeichen).
4. Ein Makro für das Support-Team zur Beantwortung eingehender Anfragen, mit Variante für sehr verärgerte Kundschaft.
5. Eine interne FAQ mit 6-8 schwierigen Fragen der Kundschaft und ehrlichen Antworten.
6. Eine Nachfass-Nachricht nach der Lösung: Ursache (nur wenn bestätigt), was wir ändern, damit es nicht wieder passiert, und die Entschädigung, falls vorhanden.

Einschränkungen:
- Spekuliere nicht über Ursachen oder Lösungszeiten: Sind sie unbestätigt, sag das und nutze [AUSFÜLLEN].
- Erfinde keine Entschädigung; nenne nur die unter {{entschaedigung}} angegebene.
- Betrifft die Störung personenbezogene Daten (Datenleck, unbefugter Zugriff), weise mich darauf hin, dass Meldepflichten gegenüber der Datenschutzaufsichtsbehörde und den Betroffenen mit kurzen Fristen nach DSGVO bestehen können, und empfiehl, vor der Veröffentlichung den Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsberatung einzubeziehen.
- Fehlen wichtige Informationen, frage zuerst nach.

Format: jedes Element mit eigener Überschrift, kopierfertig, plus ein vorgeschlagener Versandzeitplan.

So verwenden Sie ihn

  1. Schreibe in die Beschreibung nur bestätigte Fakten. 2. Veröffentliche die Hauptnachricht so schnell wie möglich und halte den Update-Termin ein, auch ohne Neuigkeiten. 3. Verschicke die Nachfass-Nachricht, sobald die Ursache bestätigt ist.

Anwendungsbeispiel

Störung: Buchungs-App lädt seit 9 Uhr nicht · Auswirkung: Kundschaft in ganz Deutschland kann nicht buchen · Status: andauernd · Entschädigung: keine beschlossen.

Beispielergebnis

Betreff: Deine Bestellung kam zu spät – das tut uns leid

Hallo [VORNAME],

Bestellungen vom 14. bis 16. November wurden wegen eines Ausfalls in unserem Lagersystem mit 3 Tagen Verspätung verschickt. Deine Bestellung [BESTELLNR.] war darunter.

Das tut uns leid. Du hast dich auf eine frühere Lieferung verlassen, und wir haben unser Versprechen nicht gehalten.

Was wir getan haben: Der Fehler ist behoben, alle betroffenen Bestellungen sind unterwegs oder bereits zugestellt.

Was wir für dich tun: Wir erstatten dir die Versandkosten für diese Bestellung. Du siehst die Gutschrift innerhalb von [AUSFÜLLEN: Zeitraum] auf deinem Zahlungsmittel. Du musst nichts weiter tun.

Bei Fragen antworte einfach auf diese Mail – eine Person aus unserem Team meldet sich.

[SIGNATUR]

Social-Media-Version (max. 280 Zeichen)

Bestellungen vom 14.–16. November wurden wegen eines Lagerausfalls 3 Tage später verschickt. Das Problem ist behoben. Es tut uns leid – allen Betroffenen erstatten wir die Versandkosten. Details per E-Mail.

Interne FAQ

FrageAntwort
Was genau ist ausgefallen?[AUSFÜLLEN: nur wenn die Ursache bestätigt ist]
Bekomme ich mehr Entschädigung?Vereinbart ist die Erstattung der Versandkosten.

…

Wichtige Fakten

Kategorie
Kundenservice · Beschwerden
Ausgabetyp
Text
Niveau
Fortgeschritten
Entwickelt für
ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot
Verifiziert in
Redaktionelle Prüfung ausstehend
Variablen
Was passiert ist, Wer betroffen ist, Status, Entschädigung und Hauptkanal
Sprache
Deutsch
Preis
Kostenlos, ohne Anmeldung
Aktualisiert
07.11.2026

Häufig gestellte Fragen

Soll ich informieren, bevor die Ursache bekannt ist?

Ja. Wer das Problem früh anerkennt und den nächsten Update-Zeitpunkt nennt, bekommt weniger Tickets und weniger Misstrauen. „Wir untersuchen das noch“ ist besser als Schweigen.

Muss man immer eine Entschädigung anbieten?

Nicht unbedingt, und sie sollte nie versprochen werden, bevor sie beschlossen ist. Schreiben Vertrag oder Gesetz sie vor, sollte die zuständige Stelle die Nachricht prüfen.

Wofür ist dieser Prompt gedacht?

Informiere betroffene Kundschaft über einen Ausfall oder eine Störung: Hauptnachricht mit ehrlicher Entschuldigung, Updates, Social-Media-Version, Support-Makro und Nachfass-Mail nach der Lösung.

Mit welchen KI-Tools funktioniert er?

Er ist für ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot entwickelt. Wir haben ihn in diesen Tools noch nicht überprüft, daher können die Ergebnisse variieren.

Wie passe ich den Prompt an?

Klicken Sie auf „Anpassen“ und füllen Sie die Variablen aus (Was passiert ist, Wer betroffen ist, Status, Entschädigung und Hauptkanal). Der Text wird sofort aktualisiert und lässt sich anschließend mit einem Klick kopieren. Die Werte werden nur in Ihrem Browser gespeichert.

Brauche ich Erfahrung, um ihn zu verwenden?

Er ist für Fortgeschrittene: Es hilft, das Thema zu kennen, um guten Kontext zu liefern und das Ergebnis kritisch zu prüfen.

Ist dieser Prompt kostenlos?

Ja. Jeder Prompt von HomeCasa Prompts ist kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Abonnement. Sie können ihn auch in beruflichen Projekten verwenden.

Kann ich der KI-Ausgabe vertrauen?

Betrachten Sie sie als hochwertigen Entwurf: Prüfen Sie Daten, Zahlen und wichtige Aussagen immer, bevor Sie etwas veröffentlichen oder Entscheidungen treffen.

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