HomeCasa Onboarding neuer Mitarbeitender mit Checkliste und Workflows automatisieren
Plane das Onboarding neuer Mitarbeitender mit Checkliste nach Phasen und Zuständigkeiten und setze es als Workflows in Zapier, Make, n8n oder Power Automate um – inklusive Nachrichtenvorlagen. Entwickelt für ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot. Er enthält 5 anpassbare Variablen und lässt sich kostenlos mit einem Klick kopieren.
Fortgeschritten · Text · Redaktionelle Prüfung ausstehend
Prompt
Handle als Spezialist für People Operations und Prozessautomatisierung, der strukturierte Onboardings gestaltet, ohne das Persönliche zu verlieren.
Kontext:
- Unternehmen und Team: {{unternehmen}}
- Stelle der neuen Person: {{stelle}}
- Genutzte Tools (E-Mail, Chat, HR-System, Dokumente): {{tools}}
- Automatisierungsplattform: {{plattform}}
- Dauer des Onboardings: {{dauer}}
Liefergegenstände:
1. Eine Checkliste nach Phasen: vor dem ersten Tag, erster Tag, erste Woche, erster Monat und Abschluss der Einarbeitung. Jede Aufgabe mit Zuständigkeit (HR, IT, Führungskraft, Pate oder Patin) und relativem Termin (z. B. „T-5“ oder „T+7“).
2. Die Einordnung jeder Aufgabe als „automatisieren“, „teilautomatisiert“ (die Automatisierung erinnert, ein Mensch handelt) oder „menschlich“, mit einer Zeile Begründung. Begrüßung, Einzelgespräche und Feedbackgespräche bleiben menschlich.
3. Das Workflow-Design in {{plattform}}: für jeden Workflow Auslöser (z. B. neue Zeile in der Einstellungsliste oder Statuswechsel im HR-System), Schritte, Apps, verwendete Felder, Bedingungen und was bei einem Fehler passiert. Als Tabelle.
4. Nachrichtenvorlagen: Willkommens-E-Mail vor dem Start, Hinweis an die Führungskraft, Nachricht am ersten Tag im Team-Chat und eine kurze Umfrage an Tag 30.
5. Notwendige Mindestdaten und Datenschutzhinweise (DSGVO): welche personenbezogenen Daten nicht durch die Workflows laufen sollten, wer Zugriff hat und wann Zugänge entzogen werden, falls die Person nicht bleibt.
6. Einen Testplan mit einer fiktiven neuen Person, bevor es bei einer echten eingesetzt wird.
7. Drei Kennzahlen, ob das Onboarding funktioniert.
Einschränkungen:
- Erfinde keine Funktionen oder Integrationen: Bist du unsicher, ob ein Konnektor zwischen zwei Tools existiert, markiere es als „Konnektor prüfen“ und schlage eine Alternative vor (Webhook, E-Mail oder manuelle Aufgabe).
- Setze in die Nachrichten keine Daten ein, die du nicht hast; nutze [AUSFÜLLEN].
- Fehlen Angaben zur Stelle oder zu den Tools, frag mich zuerst.
Format: Checkliste als Tabelle nach Phasen, Workflow-Tabelle und Vorlagen als Textblöcke.So verwenden Sie ihn
- Nenne die Tools, die ihr schon nutzt, und die verfügbare Automatisierungsplattform. 2. Geh die Checkliste mit HR, IT und der Führungskraft durch. 3. Baue zuerst nur einen Workflow (z. B. den Hinweis vor dem Start) und teste ihn mit einer fiktiven Person. 4. Ergänze die weiteren Workflows nacheinander und prüfe die Kennzahlen nach den ersten Einstellungen.
Anwendungsbeispiel
Unternehmen: Marketingagentur mit 25 Personen · Stelle: Grafikdesigner · Tools: Google Workspace, Slack, Personio · Plattform: Make · Dauer: 60 Tage.
Beispielergebnis
Checkliste nach Phasen (Auszug)
| Phase | Aufgabe | Zuständig | Termin | Typ |
|---|---|---|---|---|
| Vor Tag 1 | Google-Workspace-Konto anlegen | IT | T-5 | Halbautomatisch |
| Vor Tag 1 | Einladung zu Slack, Notion und Jira | IT | T-3 | Automatisieren |
| Vor Tag 1 | Willkommensmail | HR | T-3 | Automatisieren |
| Tag 1 | Begrüßung und Kaffee mit dem Team | Führungskraft | T0 | Menschlich |
| Woche 1 | Erstes kleines Jira-Ticket | Buddy | T+3 | Menschlich |
| Tag 30 | Kurze Umfrage | HR | T+30 | Automatisieren |
Zapier-Workflow 1: neue Einstellung
| Auslöser | Schritte | Apps | Felder | Bei Fehler |
|---|---|---|---|---|
| Neue Zeile in der Einstellungsliste | 1) Aufgabe „Konto anlegen“ für IT · 2) Hinweis an die Führungskraft · 3) Willkommensmail für T-3 planen | Google Sheets, Gmail, Slack | Name, Startdatum, Führungskraft, Standort | Alarm in #people-ops |
Connector prüfen: automatische Kontoerstellung in Google Workspace über Zapier; falls nicht verfügbar, als manuelle IT-Aufgabe belassen.
Vorlage: Slack-Nachricht an Tag 1
Herzlich willkommen, [ERGÄNZEN: Name]! Sie startet heute als Backend-Entwicklerin an unserem Standort [ERGÄNZEN: Berlin oder München]. Ihr Buddy ist [ERGÄNZEN]. Schaut gern kurz vorbei.Daten und Datenschutz
Ausweisdokumente und Bankdaten nicht durch die Workflows schicken. Zugänge am selben Tag entziehen, falls die Einstellung nicht zustande kommt. …
Wichtige Fakten
- Kategorie
- Unternehmensautomatisierung · Workflows
- Ausgabetyp
- Text
- Niveau
- Fortgeschritten
- Entwickelt für
- ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot
- Verifiziert in
- Redaktionelle Prüfung ausstehend
- Variablen
- Unternehmen und Team, Stelle, Tools, Automatisierungsplattform und Dauer des Onboardings
- Sprache
- Deutsch
- Preis
- Kostenlos, ohne Anmeldung
- Aktualisiert
- 07.11.2026
Häufig gestellte Fragen
Welche Teile des Onboardings sollte man nicht automatisieren?
Die Begrüßung durch die Führungskraft, Einzelgespräche und Feedbackgespräche. Automatisierung soll Verwaltungsarbeit abnehmen, damit mehr Zeit für den persönlichen Kontakt bleibt – nicht ihn ersetzen.
Was, wenn sich meine Tools nicht verbinden lassen?
Der Prompt markiert solche Fälle mit „Konnektor prüfen“ und schlägt Alternativen vor, etwa Webhooks, E-Mail-Benachrichtigungen oder eine manuelle Aufgabe in der Checkliste.
Wofür ist dieser Prompt gedacht?
Plane das Onboarding neuer Mitarbeitender mit Checkliste nach Phasen und Zuständigkeiten und setze es als Workflows in Zapier, Make, n8n oder Power Automate um – inklusive Nachrichtenvorlagen.
Mit welchen KI-Tools funktioniert er?
Er ist für ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot entwickelt. Wir haben ihn in diesen Tools noch nicht überprüft, daher können die Ergebnisse variieren.
Wie passe ich den Prompt an?
Klicken Sie auf „Anpassen“ und füllen Sie die Variablen aus (Unternehmen und Team, Stelle, Tools, Automatisierungsplattform und Dauer des Onboardings). Der Text wird sofort aktualisiert und lässt sich anschließend mit einem Klick kopieren. Die Werte werden nur in Ihrem Browser gespeichert.
Brauche ich Erfahrung, um ihn zu verwenden?
Er ist für Fortgeschrittene: Es hilft, das Thema zu kennen, um guten Kontext zu liefern und das Ergebnis kritisch zu prüfen.
Ist dieser Prompt kostenlos?
Ja. Jeder Prompt von HomeCasa Prompts ist kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Abonnement. Sie können ihn auch in beruflichen Projekten verwenden.
Kann ich der KI-Ausgabe vertrauen?
Betrachten Sie sie als hochwertigen Entwurf: Prüfen Sie Daten, Zahlen und wichtige Aussagen immer, bevor Sie etwas veröffentlichen oder Entscheidungen treffen.