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Standardarbeitsanweisung (SOP) aus losen Notizen erstellen

Mach aus einer ungeordneten Beschreibung einer Aufgabe eine klare Standardarbeitsanweisung: Rollen, Voraussetzungen, nummerierte Schritte, Entscheidungen, Qualitätschecks und Versionierung. Entwickelt für ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot. Er enthält 5 anpassbare Variablen und lässt sich kostenlos mit einem Klick kopieren.

Fortgeschritten · Text · Redaktionelle Prüfung ausstehend

Entwickelt für:

Prompt

Handle als Spezialist für Prozessdokumentation und operative Verbesserung, der Standardarbeitsanweisungen (SOPs) schreibt, nach denen Teams tatsächlich arbeiten.

Kontext:
- Zu dokumentierender Prozess: {{prozess}}
- Wer ihn normalerweise ausführt: {{verantwortlich}}
- Eingesetzte Tools und Systeme: {{tools}}
- Erfahrungsstand der Lesenden: {{niveau}}
- Wie es heute läuft, in meinen eigenen Worten (Notizen, transkribierte Sprachnachricht oder Liste):
{{beschreibung}}

Liefergegenstände:
1. SOP-Kopf: Titel, Kennung [AUSFÜLLEN], Version 1.0, Dokumentverantwortliche Person, Datum [AUSFÜLLEN] und Häufigkeit des Prozesses.
2. Zweck und Geltungsbereich: wofür sie dient, wann sie gilt und wann nicht.
3. Rollen: wer ausführt, wer freigibt, wer konsultiert und wer informiert wird.
4. Voraussetzungen: Zugänge, Daten, Dokumente und Material, die vor dem Start nötig sind.
5. Ablauf Schritt für Schritt: nummerierte Schritte, die mit einem Verb beginnen, mit ausführender Person, Tool und erwartetem Ergebnis. Entscheidungspunkte als „Wenn …, dann …; sonst …“.
6. Qualitätschecks: was vor dem Abschluss geprüft wird.
7. Typische Fehler und wie man sie behebt.
8. Endergebnis und Ablageort.
9. Einfache Kennzahlen, ob der Prozess funktioniert (Dauer, Fehler, Nacharbeit).
10. Eine Versionstabelle und das Datum der nächsten Überprüfung.
11. Eine Lückenliste: fehlende oder unklare Schritte in meiner Beschreibung, jeweils mit der konkreten Frage ans Team.

Einschränkungen:
- Erfinde keine Schritte, Daten oder Regeln, die nicht in meiner Beschreibung stehen; markiere Lücken mit [AUSFÜLLEN] und übernimm sie in die Liste unter Punkt 11.
- Kennzeichne Schritte mit Zahlungen, personenbezogenen Daten, Zugängen oder Zusagen an Kunden mit „Freigabe erforderlich“.
- Passe die Detailtiefe an die Lesenden an: mehr Erklärung für Neue, knapper für Erfahrene.
- Ist die Beschreibung zu vage, stell mir Fragen, bevor du schreibst.

Format: Dokument mit nummerierten Überschriften, Schritte als nummerierte Liste und Tabellen für Rollen und Versionen.

So verwenden Sie ihn

  1. Erkläre den Prozess so, wie du ihn einer neuen Kollegin erklären würdest, auch ungeordnet; eine transkribierte Sprachnachricht reicht. 2. Nenne, wer ihn ausführt und welche Tools genutzt werden. 3. Geh die Lückenliste mit der Person durch, die den Prozess am besten kennt, und fülle die [AUSFÜLLEN]-Stellen. 4. Lass jemanden, der den Prozess nie gemacht hat, die SOP durchgehen und korrigiere, wo es hakt.

Anwendungsbeispiel

Prozess: Neuaufnahme eines Mandanten in der Steuerkanzlei · Verantwortlich: Bürokraft · Tools: CRM, Google Drive und E-Mail · Lesende: neue Mitarbeitende.

Beispielergebnis

1. Kopf

SOP: Bearbeitung von Retouren im Onlineshop · Kennung [ERGÄNZEN] · Version 1.0 · Verantwortlich: Kundenservice-Team · Datum [ERGÄNZEN] · Häufigkeit: bei jeder Rücksendeanfrage.

3. Rollen

RolleWer
Führt ausKundenservice-Mitarbeitende
Prüft das PaketJonas
Gibt die Erstattung frei[ERGÄNZEN]

5. Ablauf

  1. E-Mail der Kundin oder des Kunden in Gmail lesen und die Bestellnummer finden. Ergebnis: Bestellung identifiziert.
  2. Bestellung in Shopify aufrufen und das Lieferdatum prüfen.
  3. Wenn weniger als 30 Tage vergangen sind, dann Etikett auf der Website des Paketdienstes erstellen und per Mail senden; sonst mit der Vorlage „Frist abgelaufen“ antworten [ERGÄNZEN: Vorlage].
  4. Retoure in der Reklamationstabelle erfassen.
  5. Bei Paketeingang prüft Jonas den Artikel.
  6. Wenn der Artikel in Ordnung ist, dann Erstattung in Shopify auslösen. Freigabe erforderlich.
  7. Wenn er beschädigt ist: [ERGÄNZEN: Kriterium].

11. Offene Punkte

  • „Wenn es beschädigt ist, kommt es darauf an …“ → Worauf genau, und wer entscheidet?
  • Zählen die 30 Tage ab Kauf oder ab Lieferung?
  • Wer gibt Erstattungen frei, und gibt es eine Betragsgrenze ohne Freigabe?

…

Wichtige Fakten

Kategorie
Unternehmensautomatisierung · Prozessdokumentation
Ausgabetyp
Text
Niveau
Fortgeschritten
Entwickelt für
ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot
Verifiziert in
Redaktionelle Prüfung ausstehend
Variablen
Zu dokumentierender Prozess, Wer ihn ausführt, Tools, Erfahrungsstand der Lesenden und Wie es heute läuft
Sprache
Deutsch
Preis
Kostenlos, ohne Anmeldung
Aktualisiert
07.11.2026

Häufig gestellte Fragen

Was unterscheidet eine SOP von einer Checkliste?

Eine Checkliste erinnert jemanden, der die Aufgabe schon kann, an die Schritte. Eine SOP erklärt zusätzlich wer, wie, mit welchem Tool, welche Entscheidungen und welche Prüfungen – damit auch Neue den Prozess gleich ausführen.

Wozu die Lückenliste?

Informelle Beschreibungen lassen fast immer Schritte aus, die für Fachleute selbstverständlich sind. Wer sie vor der Veröffentlichung findet, vermeidet Fehler, wenn andere die SOP nutzen.

Wofür ist dieser Prompt gedacht?

Mach aus einer ungeordneten Beschreibung einer Aufgabe eine klare Standardarbeitsanweisung: Rollen, Voraussetzungen, nummerierte Schritte, Entscheidungen, Qualitätschecks und Versionierung.

Mit welchen KI-Tools funktioniert er?

Er ist für ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot entwickelt. Wir haben ihn in diesen Tools noch nicht überprüft, daher können die Ergebnisse variieren.

Wie passe ich den Prompt an?

Klicken Sie auf „Anpassen“ und füllen Sie die Variablen aus (Zu dokumentierender Prozess, Wer ihn ausführt, Tools, Erfahrungsstand der Lesenden und Wie es heute läuft). Der Text wird sofort aktualisiert und lässt sich anschließend mit einem Klick kopieren. Die Werte werden nur in Ihrem Browser gespeichert.

Brauche ich Erfahrung, um ihn zu verwenden?

Er ist für Fortgeschrittene: Es hilft, das Thema zu kennen, um guten Kontext zu liefern und das Ergebnis kritisch zu prüfen.

Ist dieser Prompt kostenlos?

Ja. Jeder Prompt von HomeCasa Prompts ist kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Abonnement. Sie können ihn auch in beruflichen Projekten verwenden.

Kann ich der KI-Ausgabe vertrauen?

Betrachten Sie sie als hochwertigen Entwurf: Prüfen Sie Daten, Zahlen und wichtige Aussagen immer, bevor Sie etwas veröffentlichen oder Entscheidungen treffen.

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