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Prozesslandkarte mit Swimlanes, Engpässen und Verbesserungen

Mach aus einer Prozessbeschreibung ein Swimlane-Diagramm in Mermaid-Code, erkenne Wartezeiten, Übergaben und Nacharbeit und erhalte einen verbesserten Soll-Prozess mit Automatisierungskandidaten. Entwickelt für ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot. Er enthält 5 anpassbare Variablen und lässt sich kostenlos mit einem Klick kopieren.

Experte · Text · Redaktionelle Prüfung ausstehend

Entwickelt für:

Prompt

Handle als Business-Prozessanalyst mit Erfahrung in Swimlane-Modellierung, Lean und Automatisierung.

Kontext:
- Prozess: {{prozess}}
- Beteiligte Personen, Abteilungen oder Systeme: {{akteure}}
- Probleme, die wir heute bemerken: {{probleme}}
- Diagrammformat: {{format}}
- Beschreibung, wie es aktuell läuft:
{{beschreibung}}

Liefergegenstände:
1. Abgrenzung: Auslöser, Startpunkt, Endpunkt und Ergebnis.
2. Eine Tabelle der Ist-Schritte: Nr., Schritt, verantwortlich, Input, Output, Tool und ungefähre Dauer [AUSFÜLLEN, falls nicht angegeben].
3. Ein Ist-Diagramm im gewählten Format. Bei Mermaid ein Flowchart mit einem Subgraph pro Akteur, Rauten für Entscheidungen und klaren Beschriftungen an den Pfeilen, in einem kopierfertigen Codeblock.
4. Diagnose: markiere in der Tabelle Übergaben zwischen Personen, Wartezeiten, Nacharbeitsschleifen, doppelte Schritte und Schritte ohne Kundennutzen.
5. Verbesserungsvorschläge, gruppiert nach eliminieren, vereinfachen, standardisieren oder automatisieren, mit geschätztem Nutzen und Aufwand (hoch/mittel/niedrig) und Begründung.
6. Ein Soll-Diagramm mit den umgesetzten Verbesserungen.
7. Die 2 bis 3 besten Automatisierungskandidaten mit Auslöser, Aktion und möglichen Tools – mit dem Hinweis, dass die Integration geprüft werden muss.
8. Fragen, um die Prozesslandkarte mit dem Team zu validieren, bevor etwas geändert wird.

Einschränkungen:
- Erfinde keine Zeiten, Mengen oder Kennzahlen; nutze [AUSFÜLLEN] und erkläre, wie man sie misst.
- Füge keine Schritte hinzu, die nicht in der Beschreibung stehen; vermutest du eine Lücke, formuliere sie als Frage.
- Achte auf gültige Mermaid-Syntax (IDs ohne Leerzeichen und Umlaute, Beschriftungen mit Satzzeichen in Anführungszeichen).
- Ist die Beschreibung mehrdeutig, frag mich, bevor du zeichnest.

Format: Tabellen, Codeblöcke für die Diagramme und Listen für Diagnose und Vorschläge.

So verwenden Sie ihn

  1. Beschreibe den Prozess Schritt für Schritt so, wie er wirklich abläuft, nicht wie er sein sollte. 2. Liste alle beteiligten Personen, Abteilungen und Systeme auf. 3. Füge den Mermaid-Code in einen kompatiblen Editor ein (Mermaid Live, Notion, GitHub oder Obsidian), um das Diagramm zu sehen. 4. Validiere die Landkarte mit dem Team anhand der Fragen, bevor du Verbesserungen umsetzt.

Anwendungsbeispiel

Prozess: Freigabe von Lieferantenrechnungen · Akteure: Kreditorenbuchhaltung, Abteilungsleitung, Finanzleitung und ERP · Problem: Rechnungen werden erst nach Wochen bezahlt · Format: Mermaid.

Beispielergebnis

Ist-Zustand

flowchart LR
  subgraph MA["Mitarbeiterin"]
    A["Schickt E-Mail mit Daten"]
    E["Leitet Zusage an Personal weiter"]
  end
  subgraph TL["Teamleitung"]
    B["Prüft Teamkalender"]
    C{"Genehmigt?"}
    R["Antwortet: abgelehnt"]
  end
  subgraph PA["Personalabteilung"]
    F["Trägt Tage in Tabelle ein"]
    G["Zieht vom Resturlaub ab"]
  end
  A --> B --> C
  C -- "Ja" --> E --> F --> G
  C -- "Nein" --> R

Diagnose

SchrittProblem
A → BÜbergabe per E-Mail: Anträge gehen verloren
C → EWartezeit: hängt davon ab, ob die Mitarbeiterin ans Weiterleiten denkt
F, GManuelle Erfassung: Ursache für falschen Resturlaub

Vorschläge

ArtVorschlagWirkungAufwand
StreichenManuelles Weiterleiten entfälltHochGering
StandardisierenEin einheitliches AntragsformularHochGering
AutomatisierenFormular schreibt in die Tabelle und benachrichtigt die TeamleitungHochMittel (Integration prüfen)

Fragen zur Validierung im Team

  • Wie lange dauert eine Genehmigung heute im Schnitt? [ERGÄNZEN: 2 Wochen lang messen]
  • Wer korrigiert heute falsche Salden?

…

Wichtige Fakten

Kategorie
Unternehmensautomatisierung · Prozessdokumentation
Ausgabetyp
Text
Niveau
Experte
Entwickelt für
ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot
Verifiziert in
Redaktionelle Prüfung ausstehend
Variablen
Prozess, Akteure, Aktuelle Probleme, Diagrammformat und Prozessbeschreibung
Sprache
Deutsch
Preis
Kostenlos, ohne Anmeldung
Aktualisiert
07.11.2026

Häufig gestellte Fragen

Wo kann ich das Mermaid-Diagramm ansehen?

Füge den Codeblock in einen Editor ein, der ihn darstellt, etwa den Mermaid Live Editor, oder in Tools mit Mermaid-Unterstützung wie Notion, GitHub oder Obsidian. Wird nichts angezeigt, bitte die KI, die Syntax zu korrigieren.

Warum erst den Ist-Prozess und dann den Soll-Prozess?

Weil Wartezeiten und Nacharbeit erst sichtbar werden, wenn man die echte Arbeitsweise sieht. Wer direkt den Idealprozess entwirft, automatisiert oft Schritte, die man hätte streichen sollen.

Wofür ist dieser Prompt gedacht?

Mach aus einer Prozessbeschreibung ein Swimlane-Diagramm in Mermaid-Code, erkenne Wartezeiten, Übergaben und Nacharbeit und erhalte einen verbesserten Soll-Prozess mit Automatisierungskandidaten.

Mit welchen KI-Tools funktioniert er?

Er ist für ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot entwickelt. Wir haben ihn in diesen Tools noch nicht überprüft, daher können die Ergebnisse variieren.

Wie passe ich den Prompt an?

Klicken Sie auf „Anpassen“ und füllen Sie die Variablen aus (Prozess, Akteure, Aktuelle Probleme, Diagrammformat und Prozessbeschreibung). Der Text wird sofort aktualisiert und lässt sich anschließend mit einem Klick kopieren. Die Werte werden nur in Ihrem Browser gespeichert.

Brauche ich Erfahrung, um ihn zu verwenden?

Er ist für Experten: Er richtet sich an Personen mit Erfahrung im Thema, die das Ergebnis beurteilen und anpassen können.

Ist dieser Prompt kostenlos?

Ja. Jeder Prompt von HomeCasa Prompts ist kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Abonnement. Sie können ihn auch in beruflichen Projekten verwenden.

Kann ich der KI-Ausgabe vertrauen?

Betrachten Sie sie als hochwertigen Entwurf: Prüfen Sie Daten, Zahlen und wichtige Aussagen immer, bevor Sie etwas veröffentlichen oder Entscheidungen treffen.

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