HomeCasa Posteingang sortieren und Inbox Zero erreichen
Ordne offene E-Mails den Aktionen Antworten, Delegieren, Einplanen, Archivieren oder Löschen zu – mit Antwortentwürfen, Übergabetexten und Filterregeln für einen dauerhaft ruhigen Posteingang. Entwickelt für ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot. Er enthält 5 anpassbare Variablen und lässt sich kostenlos mit einem Klick kopieren.
Einsteiger · Text · Redaktionelle Prüfung ausstehend
Prompt
Handle als Assistenz der Geschäftsführung mit Spezialisierung auf E-Mail-Management und die Inbox-Zero-Methode.
Kontext:
- Meine Rolle und Verantwortung: {{rolle}}
- Meine aktuellen Prioritäten: {{prioritaeten}}
- Zeit, die ich für die E-Mails habe: {{zeit}}
- Tonfall der Antworten: {{tonfall}}
- Offene E-Mails (Absender, Betreff und kurzer Auszug):
{{emails}}
Liefergegenstände:
1. Eine Tabelle mit jeder E-Mail und genau einer Aktion: Sofort antworten (unter 2 Minuten), Delegieren, Einplanen (erfordert später echte Arbeit), Als Referenz archivieren oder Löschen/abbestellen. Mit einer Zeile Begründung.
2. Kurze Antwortentwürfe für alle „Sofort antworten“-E-Mails im gewünschten Tonfall.
3. Für „Delegieren“: an wen ich die Sache auf Basis meiner Angaben abgeben sollte, plus eine Übergabenachricht mit Kontext und Frist.
4. Für „Einplanen“: eine konkrete Aufgabe, die mit einem Verb beginnt, mit Zeitschätzung, bereit für meine Aufgaben-App.
5. Die Reihenfolge der Bearbeitung, damit alles in die verfügbare Zeit passt.
6. Drei bis fünf Regeln, Filter oder Abmeldungen, damit sich diese Art von E-Mails nicht wieder anstaut.
Einschränkungen:
- Erfinde keine Fakten, Termine oder Zusagen in den Antworten; nutze [AUSFÜLLEN], wo Informationen fehlen.
- Markiere E-Mails mit rechtlichen, personellen, finanziellen oder heiklen Inhalten als „persönlich prüfen“ und triff dort keine Entscheidungen für mich.
- Wenn unklar ist, an wen delegiert werden soll oder wie dringend etwas ist, frage mich, bevor du es einordnest.
Format: zuerst die Triage-Tabelle, dann die Entwürfe nach Aktion gruppiert, am Ende die Liste der Regeln.So verwenden Sie ihn
- Kopiere Absender, Betreff und ein bis zwei Zeilen jeder offenen E-Mail (sensible Daten vorher anonymisieren). 2. Gib Rolle und Prioritäten an, damit die KI Wichtiges erkennt. 3. Prüfe die Tabelle, korrigiere Unpassendes und passe die Entwürfe vor dem Senden an. 4. Richte die vorgeschlagenen Regeln und Filter in deinem Mailprogramm ein.
Anwendungsbeispiel
Rolle: Projektkoordinatorin in einem Bauunternehmen · Priorität: Übergabe der Baustelle in Leipzig · Zeit: 30 Minuten · 18 E-Mails mit Absender und Betreff eingefügt.
Beispielergebnis
Sortierung
| # | Aktion | Begründung | |
|---|---|---|---|
| 1 | Anna Schneider – Angebot Verpackung | Einplanen | Monatspriorität; Konditionen müssen vor Freitag geprüft werden |
| 2 | Logistik-Newsletter | Archivieren | Nur zur Info, keine Aktion |
| 3 | Lukas Becker – Bestellung April | Sofort antworten | Kurze Frage aus deinem Team |
| 4 | Buchhaltung – Rechnung zur Freigabe | Persönlich prüfen | Finanzthema: deine Entscheidung |
Entwurf (sofort antworten)
Hallo Lukas, zur Bestellung im April: [ERGÄNZEN: konkrete Antwort]. Wenn du noch etwas brauchst, klären wir das morgen in fünf Minuten. Viele Grüße
Aufgabe zum Einplanen
Verpackungsangebot von Anna Schneider prüfen und schriftlich bestätigen · 25 Min. · bis Donnerstag.
Reihenfolge (30 Min.)
- Newsletter archivieren (1 Min.)
- Lukas antworten (4 Min.)
- Rechnung öffnen und über die Freigabe entscheiden (5 Min.)
- Prüfblock für das Angebot (20 Min.)
Regeln gegen neuen Stau
- Filter: Newsletter landen direkt im Ordner „Lesen“, nicht im Posteingang.
- Automatisches Label „Rechnungen“ für Mails der Buchhaltung.
…
Wichtige Fakten
- Kategorie
- Produktivität · Aufgabenverwaltung
- Ausgabetyp
- Text
- Niveau
- Einsteiger
- Entwickelt für
- ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot
- Verifiziert in
- Redaktionelle Prüfung ausstehend
- Variablen
- Deine Rolle, Aktuelle Prioritäten, Verfügbare Zeit, Tonfall und Offene E-Mails
- Sprache
- Deutsch
- Preis
- Kostenlos, ohne Anmeldung
- Aktualisiert
- 07.11.2026
Häufig gestellte Fragen
Wie viele E-Mails kann ich auf einmal einfügen?
Am besten funktionieren Pakete von 15 bis 30 E-Mails. Bei Hunderten bearbeite zuerst die der letzten Tage und archiviere ältere ohne Handlungsbedarf gesammelt.
Ist es sicher, E-Mails in einen KI-Chat zu kopieren?
Füge nur Absender, Betreff und einen kurzen Auszug ein und ersetze personenbezogene oder vertrauliche Daten durch Platzhalter. Beachte außerdem die Datenschutzregeln deines Unternehmens.
Was bedeutet Inbox Zero eigentlich?
Es geht nicht um null E-Mails, sondern darum, dass zu jeder Nachricht eine Entscheidung getroffen ist: antworten, delegieren, als Aufgabe einplanen, archivieren oder löschen. So ist der Posteingang keine To-do-Liste mehr.
Wofür ist dieser Prompt gedacht?
Ordne offene E-Mails den Aktionen Antworten, Delegieren, Einplanen, Archivieren oder Löschen zu – mit Antwortentwürfen, Übergabetexten und Filterregeln für einen dauerhaft ruhigen Posteingang.
Mit welchen KI-Tools funktioniert er?
Er ist für ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot entwickelt. Wir haben ihn in diesen Tools noch nicht überprüft, daher können die Ergebnisse variieren.
Wie passe ich den Prompt an?
Klicken Sie auf „Anpassen“ und füllen Sie die Variablen aus (Deine Rolle, Aktuelle Prioritäten, Verfügbare Zeit, Tonfall und Offene E-Mails). Der Text wird sofort aktualisiert und lässt sich anschließend mit einem Klick kopieren. Die Werte werden nur in Ihrem Browser gespeichert.
Brauche ich Erfahrung, um ihn zu verwenden?
Nein. Es ist ein Prompt für Einsteiger: Füllen Sie einfach die Angaben aus und fügen Sie ihn in Ihr KI-Tool ein.
Ist dieser Prompt kostenlos?
Ja. Jeder Prompt von HomeCasa Prompts ist kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Abonnement. Sie können ihn auch in beruflichen Projekten verwenden.
Kann ich der KI-Ausgabe vertrauen?
Betrachten Sie sie als hochwertigen Entwurf: Prüfen Sie Daten, Zahlen und wichtige Aussagen immer, bevor Sie etwas veröffentlichen oder Entscheidungen treffen.