HomeCasa Automatizar o onboarding de novos colaboradores com checklist e fluxos
Desenhe o onboarding de um novo colaborador com checklist por fases e responsáveis e transforme-o em fluxos automáticos para Zapier, Make, n8n ou Power Automate, com modelos de mensagens. Pensado para ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot. Inclui 5 variáveis personalizáveis e pode copiá-lo gratuitamente com um clique.
Intermédio · Texto · Pendente de revisão editorial
Prompt
Atua como especialista em operações de pessoas e automação de processos, que desenha onboardings organizados sem perder o lado humano.
Contexto:
- Empresa e equipa: {{empresa}}
- Função do novo colaborador: {{funcao}}
- Ferramentas que usamos (e-mail, chat, software de RH, documentos): {{ferramentas}}
- Plataforma de automação: {{plataforma}}
- Duração do onboarding: {{duracao}}
Entregáveis:
1. Uma checklist por fases: antes do primeiro dia, primeiro dia, primeira semana, primeiro mês e fecho do período. Cada tarefa com responsável (RH, informática, chefia direta, colega mentor) e data relativa (por exemplo, «D-5» ou «D+7»).
2. A classificação de cada tarefa como «automatizar», «semiautomática» (a automação lembra, a pessoa age) ou «humana», com uma linha de justificação. As boas-vindas, as reuniões individuais e as conversas de acompanhamento continuam humanas.
3. O desenho dos fluxos em {{plataforma}}: para cada um, gatilho (por exemplo, nova linha na folha de admissões ou mudança de estado no software de RH), passos, aplicações, campos usados, condições e o que acontece se falhar. Em tabela.
4. Modelos de mensagens: e-mail de boas-vindas antes da entrada, aviso à chefia direta, mensagem do primeiro dia no chat da equipa e um pequeno inquérito ao dia 30.
5. Dados mínimos necessários e notas de proteção de dados (RGPD): que dados pessoais não devem passar pelos fluxos, quem tem acesso e quando se revogam acessos se o colaborador não continuar.
6. Um plano de teste com um colaborador fictício antes de o usar com uma pessoa real.
7. Três indicadores para saber se o onboarding funciona.
Restrições:
- Não inventes funções nem integrações: se não tiveres a certeza de que existe um conector entre duas ferramentas, assinala «verificar conector» e propõe uma alternativa (webhook, e-mail ou tarefa manual).
- Não ponhas nas mensagens dados que não tens; usa [PREENCHER].
- Se faltar informação sobre a função ou as ferramentas, pergunta-me primeiro.
Formato: checklist em tabela por fases, tabela de fluxos e modelos em blocos de texto.Como utilizar
- Indique as ferramentas que já usam e a plataforma de automação disponível. 2. Reveja a checklist com os RH, a informática e a chefia da função. 3. Monte primeiro um só fluxo (por exemplo, o aviso antes da entrada) e teste-o com um colaborador fictício. 4. Acrescente os restantes fluxos um a um e reveja os indicadores após as primeiras admissões.
Exemplo de utilização
Empresa: agência de marketing com 25 pessoas · Função: designer gráfico · Ferramentas: Google Workspace, Slack, Factorial · Plataforma: Make · Duração: 60 dias.
Exemplo de resultado
Checklist por fase (excerto)
| Fase | Tarefa | Responsável | Data | Tipo |
|---|---|---|---|---|
| Antes do dia 1 | Criar conta Google Workspace | IT | D-5 | Semiautomática |
| Antes do dia 1 | Convidar para Slack, Notion e Jira | IT | D-3 | Automatizar |
| Antes do dia 1 | E-mail de boas-vindas | RH | D-3 | Automatizar |
| Dia 1 | Acolhimento e café com a equipa | Chefia | D0 | Humana |
| Semana 1 | Primeiro ticket pequeno no Jira | Buddy | D+3 | Humana |
| Dia 30 | Inquérito curto | RH | D+30 | Automatizar |
Fluxo Zapier 1: nova admissão
| Gatilho | Passos | Apps | Campos | Se falhar |
|---|---|---|---|---|
| Nova linha na folha de admissões | 1) Criar a tarefa "Criar conta" para o IT · 2) Avisar a chefia · 3) Agendar o e-mail de boas-vindas para D-3 | Google Sheets, Gmail, Slack | Nome, data de início, chefia, escritório | Alerta no canal #people-ops |
Verificar conector: criação automática de contas Google Workspace a partir do Zapier; se não existir, manter como tarefa manual do IT.
Modelo: mensagem de Slack do dia 1
Damos as boas-vindas à [COMPLETAR: nome], que entra hoje como programadora backend no escritório de [COMPLETAR: Lisboa ou Porto]! A buddy dela é [COMPLETAR]. Passem para dizer olá.Dados e privacidade
Não fazer passar documentos de identificação nem IBAN pelos fluxos. Revogar acessos no próprio dia se a admissão não avançar. …
Dados-chave
- Categoria
- Automatização empresarial · Fluxos de trabalho
- Tipo de resultado
- Texto
- Nível
- Intermédio
- Pensado para
- ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot
- Verificado em
- Pendente de verificação editorial
- Variáveis
- Empresa e equipa, Função, Ferramentas, Plataforma de automação e Duração do onboarding
- Idioma
- Português
- Preço
- Gratuito, sem registo
- Atualizado
- 07/11/2026
Perguntas frequentes
Que partes do onboarding não convém automatizar?
As boas-vindas da chefia, as reuniões individuais e as conversas de acompanhamento. A automação deve tirar trabalho administrativo para dar mais tempo ao contacto pessoal, não substituí-lo.
E se as minhas ferramentas não se ligarem entre si?
O prompt assinala esses casos como «verificar conector» e propõe alternativas, como webhooks, avisos por e-mail ou uma tarefa manual na checklist.
Para que serve este prompt?
Desenhe o onboarding de um novo colaborador com checklist por fases e responsáveis e transforme-o em fluxos automáticos para Zapier, Make, n8n ou Power Automate, com modelos de mensagens.
Com que ferramentas de IA funciona?
Foi pensado para ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot. Ainda não o verificámos nestas ferramentas, pelo que os resultados podem variar entre elas.
Como personalizo o prompt?
Clique em “Personalizar” e preencha as variáveis (Empresa e equipa, Função, Ferramentas, Plataforma de automação e Duração do onboarding). O texto atualiza-se instantaneamente e pode depois copiá-lo com um clique. Os valores ficam guardados apenas no seu navegador.
Preciso de experiência para o utilizar?
É de nível intermédio: convém conhecer o tema para fornecer bom contexto e rever o resultado com sentido crítico.
Este prompt é gratuito?
Sim. Todos os prompts do HomeCasa Prompts são gratuitos, sem registo nem subscrição. Pode também utilizá-los em projetos profissionais.
Posso confiar no resultado da IA?
Trate-o como um rascunho de qualidade: verifique sempre os dados, os números e as afirmações importantes antes de publicar ou tomar decisões.